Stella bied je de mogelijkheid om een eerder gemaakte offerte (ongeacht de status) te dupliceren. Je kunt deze functie op meerdere manieren inzetten om minder tijd kwijt te zijn met het opstellen van nieuwe offertes.
Dit speelt voornamelijk als je vaak dezelfde werkzaamheden uitvoert voor verschillende klanten. Of als je bijvoorbeeld standaard tekst hebt staan op het voorblad van je offerte die je voor elke klant gebruikt.
Na het aanmaken van een offerte zal je in het actie menu de knop “Dupliceren” zien staan.
Als je op deze knop klikt, krijg je de volgende pop-up te zien:
Het veld “Nieuw onderwerp” wordt automatisch ingevuld met het onderwerp van de offerte die je dupliceert plus het woord “kopie”, Je kan de naam voor de nieuwe offerte hier direct aanpassen.
Het volgende veld “Nieuwe klant” kun je gebruiken om uit je klantenlijst de klant te selecteren waar deze offerte voor bedoeld is. Als je dit veld leeg laat dan zal de gedupliceerde offerte voor dezelfde klant worden aangemaakt als op de originele offerte staat.
De check box “met bijlagen” vink je aan als je dezelfde bijlagen op de nieuwe offerte wilt hebben als die aan de originele offerte zijn toegevoegd.
De check box “met nieuwe tarieven” zorgt ervoor dat de meest recente tarieven op de nieuwe offerte komen te staan. Als je de originele offerte dus een jaar eerder hebt verstuurd en sinds je prijzen hebt aangepast in de tarieven lijst, de prijzen zoals ze in de tarieven lijst staan worden meegenomen op de nieuwe offerte, en niet de prijzen zoals ze op de originele offerte staan. Een offerte blijft hierdoor bruikbaar om te dupliceren, ondanks het aanpassen van prijzen in de tarieven lijst.
Nadat je op de groene knop “Dupliceer” hebt geklikt wordt direct de nieuwe/gedupliceerde offerte geopend, zodat je deze waar nodig nog op details niveau kan aanpassen.
Eigen templates
Je kan naar eigen smaak een (onbeperkt) aantal offertes creëren om op een later moment als template te gebruiken door deze te dupliceren. Hier adviseren we om de offerte een duidelijke naam te geven, bijvoorbeeld “Offerte met standaard tekst”, “Offerte Badkamer” of “Offerte Tarieven” om maar wat te noemen.
Vul deze offertes met alles wat standaard is/voor meerdere klanten wordt gebruikt, zoals KM vergoedding, de eerder genoemde tekst op het voorblad, bepaalde tarieven, etc. Sla de offerte vervolgens op zonder hem te versturen of te downloaden. hierdoor blijft de offerte in “concept” staan zodat je hem altijd kan aanpassen en makkelijk kan herkennen of op kunt sorteren in de offerte lijst.
Als je vervolgens een nieuwe offerte gaat maken hoef, je alleen maar een van je voorbeeld concepten te openen en deze te dupliceren voor de (nieuwe) klant met een nieuw onderwerp.