Het kan voorkomen dat je een foutieve factuur hebt gemaakt. Hierin zijn eigenlijk twee hoofdvoorbeelden te vinden. Het kan zijn dat je teveel hebt gefactureerd, waardoor je alles of een deel zal moeten corrigeren of terugbetalen aan de klant. Daarnaast kan het zo zijn dat de gehele factuur verkeerd of onterecht is als gevolg van een administratieve fout. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een verkeerd referentienummer, verkeerde klant et cetera.
Het maken van een credit factuur kun je op de volgende manieren doen.
Je kan vanaf de pagina “Openstaande facturen” of “Alle facturen” rechts onderin de pagina op de plus knop klikken,
Vervlogens selecteer je “Creditfactuur maken” onder “Type Factuur” en selecteer je de factuur die je wilt crediteren onder het kopje “Factuur”. Hier zul je alle verstuurde en nog openstaande facturen zien.
Je kan vanaf de Factuurlijst pagina links in het actie menu op “Creditfactuur maken” klikken, je hoeft nu alleen nog de juiste factuur te selecteren.
Klik vervolgens op “Doorgaan”.
Je krijgt nu de Credit factuur te zien, dit is een exacte kopie van de factuur die je wilt crediteren alleen zijn alle bedragen negatief.
Je hebt de optie om een aantal referenties aan te passen en een bericht in het opmerkingen veld te schrijven, dit is goed om te doen zodat je klant weet dat het om een Creditfactuur gaat.
De Titel van de PDF (creditfactuur) zal ook bij het openen “Creditfactuur” lezen i.p.v. “Factuur”.
Op het moment dat je tevreden bent en de Creditfactuur download of verstuurt, worden zowel de Creditfactuur als de eerder verzonden foutieve factuur op betaald gezet. Zodat deze niet meer zichtbaar zijn op je dashboard of in de lijst “Openstaande facturen”, je kan de originele factuur en de creditfactuur vanf dit punt vinden op de pagina “Alle facturen”.
Als je hebt gefactureerd op basis van een klus dan zal het gecrediteede bedrag (in het geval van een vaste aanneemsom) op de klus in mindering worden gebracht, zodat je de factuur opnieuw vanuit de klus kunt versturen. Als je hebt gefactureerd op basis van werkregistratie (uurtje factuurtje) dan zullen de gecrediteerde werkregels weer worden opengezet op de klus, zodat je deze kunt aanpassen en opnieuw kunt uitfactureren.
Deel Credit factuur
Het kan voorkomen dat je niet de hele factuur wilt crediteren, maar slechts een deel van het gefactureerde bedrag. Aangezien de Creditfactuur functie alleen gebruikt kan worden om een factuur in zijn geheel te credtieren, hebben we hier een alternatieve oplossing voor bedacht.
Om een deel van een gefactureerd bedrag te crediteren, registreer je op de gerelateerde klus één of meerder werkregels met een negtief bedrag. Je kan in de omschrijving van de werkregel dan bijvoorbeeld aangeven dat het om Crediet gaat.
Als je dit op een klus doet op basis van een vaste aanneemsom, markeer de regel dan als “Meerwerk”.
Zodra je dit hebt gedaan verschijnt de volgende knop in het actie menu.
Als je op deze knop klikt kom je op de factuur pagina terecht vanwaar je de creditfactuur kunt versturen. Selecteer hiervoor de werkregel, en geef bijvoorbeeld in het opmerkingen veld aan dat het om een creditfactuur gaat.
Je kunt de factuur vervolgens versturen of downloaden zoals je gewent bent.