Helaas gebeurt het soms dat je werk hebt uitgevoerd, maar de klant jou niet op tijd betaalt. Dit kan verschillende redenen of oorzaken hebben. Zo kan je klant het simpelweg vergeten zijn, of zitten ze even krap bij kas en willen de betaling rekken. Helaas kan het ook gebeuren dat je klant niet van plan is te betalen.
Het niet betalen van facturen door klanten is een grote frustratie en leidt, als dit niet goed wordt opgepakt, tot inkomensverlies voor jou. Daarom heeft Stella de functie herinneren en aanmanen, zodat jij volgens wet- en regelgeving jouw klant kan aansturen tot betaling.
Als de betaaltermijn van je factuur verstreken is en de status staat nog niet op voldaan, dan zal Stella automatisch een eerste betalingsherinnering klaarzetten. Ook krijgt de factuur de status verlopen. Klik op de factuurlijst pagina nu op de knop Betaal Herinnering om deze eerste herinnering te zien. Klik bij het juiste document op de knop ‘controleren’ om een voorbeeld te zien van de brief. Deze brief is door het Stella-team met grote zorg samengesteld en voldoet aan alle wettelijke eisen. Klik net als bij een offerte of factuur op “Verstuur via email” om deze per mail aan je klant te verzenden. Of download deze en verstuur hem per post. Zodra je dit hebt gedaan zie je de documentstatus net als bij facturen en offertes (dus ook of de klant hem heeft ontvangen en geopend) en de status van de herinnering zelf. Bij de eerste herinnering geef je de klant altijd nog 14 dagen de tijd om alsnog tot betaling over te gaan. Deze datum zie je staan bij de verloopdatum bij de eerste herinnering. Kijk je nu bij Factuurlijst, dan zie je bij de desbetreffende factuur staan dat de eerste herinnering is verzonden.
Als de eerste herinnering is verzonden, maar nog steeds niet wordt betaald door je klant, dan zal Stella een tweede herinnering genereren. Hierin is de toonzetting al een stuk strenger (ook van de begeleidende e-mail). De eerste herinnering krijgt dan de status verlopen en je zult een tweede document zien met titel 2e herinnering. Klik net als bij de eerste herinnering dan weer op controleren en volg het proces zoals hierboven beschreven. De factuur krijgt dan de status ’tweede herinnering verzonden’.
Betaalt de klant nog steeds niet? Dan ga je de klant aanmanen. Stella genereert automatisch een aanmaning na het vervallen van de tweede betalingsherinnering. Deze brief geeft heel duidelijk aan dat de klant moet gaan betalen en geeft jouw klant dan nog 7 dagen om tot betaling over te gaan. De rest van het proces werkt weer hetzelfde als bij de eerste en tweede herinnering. Heeft de klant dan nog steeds niet betaald? Dan kun je de factuur uit handen geven voor incasso. Hiervoor heeft Stella een koppeling gemaakt met ZZP-ondersteuner doorKees. Zie het artikel ‘Incasso met doorKees’ onder het kopje ‘Koppelingen’ voor meer uitleg over deze dienst.
Het proces van herinneren en aanmanen is zoveel als mogelijk geautomatiseerd. Zodra de factuur de status voldaan krijgt of als een document om te herinneren niet wordt verstuurd, dan zal Stella het proces stopzetten en dus geen tweede herinnering genereren bijvoorbeeld.